Serviço de infraestrutura e logística para o Encontro de Coordenadoria de Extensão (CEX) de 2026.

A contratação de serviços de hotelaria, estrutura de auditório e sistema de áudio e vídeo é indispensável para viabilizar a realização do Encontro de Coordenadoria de Extensão (CEX) 2026, promovido pela Pró-Reitoria de Exensão e Cultura do Instituto Federal de São Paulo (IFSP). O evento reunirá os servidores em exercício na Coordenadoria de Extensão dos campi e a Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (PRX-RET).

O encontro será realizado na cidade de Caraguatatuba – SP, em ambiente hoteleiro capaz de concentrar, em um único local, as atividades de hospedagem, alimentação e realização das reuniões.

O cronograma do evento está estruturado em três dias de atividades integradas. No primeiro dia, a programação terá início com a Abertura Institucional Conjunta, que congregará o Encontro de Coordenadorias de Extensão e o Seminário de Acesso, Permanência e Êxito do IFSP.

O segundo dia será dedicado a debates técnicos e gerenciais, abrangendo conceitos e concepções da extensão nas práticas das Coordenadorias de Extensão (CEx), o planejamento e os processos na gestão da área, bem como as fontes de financiamento e articulações externas. Na mesma data, serão realizadas atividades simultâneas divididas entre a apresentação de boas práticas e experiências dos campi (Sala A) e discussões voltadas aos campi em expansão (Sala B).

Por fim, o terceiro dia consolidará os trabalhos com uma nova sessão voltada ao compartilhamento de experiências exitosas das unidades, culminando na apresentação da síntese final das atividades do encontro.

Conforme previsto no Planejamento Estratégico do IFSP, encontros presenciais dessa natureza são fundamentais para a capacitação contínua, a orientação técnica e o fortalecimento da gestão nos campi, especialmente em períodos de transição e início de novas gestões. A realização do Encontro de CEX 2026 demanda, portanto, infraestrutura adequada, com espaços equipados para apresentações, debates e atividades formativas, além de suporte logístico que garanta o pleno desenvolvimento das ações programadas.

Diante disso, a formalização da demanda para contratação dos serviços de hotelaria, estrutura de auditório e sistema de áudio e vídeo justifica‑se pela necessidade de assegurar condições apropriadas para a execução do evento, contribuindo para o fortalecimento da governança institucional, a articulação entre os setores administrativos e a efetividade da gestão no âmbito do IFSP.

A presente justificativa tem por finalidade detalhar a quantidade e a configuração dos serviços de infraestrutura necessários à realização do Encontro de Coordenadoria de Extensão (CEX), programado para o período de 01 a 03 de setembro de 2026. Considerando o número estimado de participantes e a programação prevista para os três dias de atividades, torna‑se necessária a contratação da seguinte estrutura:

3.1. Auditórios

Será necessária a disponibilização de 2 (dois) auditórios, com as configurações e capacidades a seguir:

• 1º dia do evento: 1 de setembro de 2026.

Auditório: Porto dos Ingleses A e B

Capacidade: 250 pessoas;

Mobiliário: cadeiras em formato auditório.

• 2º dia do evento: 2 de setembro de 2026.

Auditório: Porto dos Ingleses B

Capacidade: 80 pessoas;

Mobiliário: 6 (dezesseis) mesas redondas forradas com toalha branca e 5 cadeiras por mesa, organizadas em semicírculo aberto e 2 (duas) mesas retangulares forradas com toalha branca e 4 (quatro) cadeiras abaixo dos telões

Auditório: Porto dos Ingleses A

Capacidade: 20 pessoas;

Mobiliário: 20 (vinte) mesas retangulares e cadeiras, organizadas como escolares  e 1 (uma) mesa retangular forrada com toalha branca, com 2 (duas) cadeiras abaixo do telão.

• 3º dia do evento: 3 de setembro de 2026.

Auditório: Porto dos Ingleses B

Capacidade: 100 pessoas;

Mobiliário: 6 (dezesseis) mesas redondas forradas com toalha branca e 5 cadeiras por mesa, organizadas em semicírculo aberto e 2 (duas) mesas retangulares forradas com toalha branca e 4 (quatro) cadeiras abaixo dos telões

3.1.1. Equipamentos obrigatórios para o auditório:

• Sistema completo de sonorização;

• 2 (dois) microfones;

• 1 (um) retroprojetor com tela de projeção compatível para o auditório Porto dos Ingleses B para todos os dias do evento;

• 1 (um) retroprojetor com tela de projeção compatível para o auditório Porto dos Ingleses A (apenas para o 2º dia do evento - 2 de setembro de 2026);

• Fornecimento de toalhas de mesa em formato circular e retangular, compatíveis com as dimensões dos mobiliários do auditório, para a realização do evento institucional.

3.2. Bebidas

No período do evento, deverão ser disponibilizados, nos períodos da manhã e da tarde, pontos de apoio próximos aos auditórios contendo:

• Bebedouro e/ou água mineral;

• 8 garrafas de café por período;

• 4 garrafas de chá por período.

3.4. Coffe Break

• Opção I para o dia 1 de setembro de 2026 no período tarde para 250 pessoas
• Opção I para o dia 2 de setembro de 2026 nos períodos manhã e tarde para 100 pessoas
• Opção II para o dia 3 de setembro de 2026 no período da manhã para 100 pessoas

3.5 Infraestrutura de Rede e Conectividade (Internet)

• Rede Wi-Fi de Alta Densidade: Conexão sem fio no auditório principal dimensionada para suportar até 200 usuários conectados simultaneamente de forma estável.
• Velocidade da Banda: Link de internet com velocidade mínima de 100 Mbps (Download/Upload), garantindo navegação fluida para os participantes realizarem as atividades do encontro.
• Rede de Apoio: Disponibilização de ponto de acesso Wi-Fi estável também na sala de apoio para uso exclusivo da equipe de coordenação do IFSP.

A estrutura solicitada visa garantir conforto, funcionalidade e condições adequadas para o desenvolvimento das atividades previstas, assegurando a qualidade do evento e o cumprimento da programação. A definição da quantidade e das especificações dos serviços fundamenta‑se no número estimado de participantes, na natureza das atividades e na necessidade de concentrar todas as ações em um único local, otimizando recursos e promovendo maior eficiência logística.

A presente contratação fundamenta‑se no art. 75, inciso II, da Lei nº 14.133/2021, que autoriza a dispensa de licitação para contratações cujo valor se enquadre nos limites legais estabelecidos, desde que observados os critérios de vantajosidade e economicidade para a Administração Pública.

Considerando a necessidade de contratação de serviços de infraestrutura, hotelaria, auditórios e sistemas de áudio e vídeo, indispensáveis para a realização do Encontro de Coordenadoria de Extensão do IFSP (CEX) 2026 — programado para o período de 01 a 03 de setembro de 2026 — e tendo em vista que o valor estimado da contratação se encontra dentro dos limites previstos para a dispensa de licitação, verifica‑se que a instauração de procedimento licitatório seria desproporcional, gerando custos operacionais e administrativos superiores ao benefício esperado.

Ressalta‑se que a escolha do fornecedor será pautada em critérios objetivos de vantajosidade, economicidade e adequação às necessidades do evento, assegurando à Administração a melhor relação custo‑benefício, em conformidade com os princípios da eficiência, economicidade e interesse público.

Dessa forma, com fundamento na legislação vigente e nos princípios que regem a Administração Pública, justifica‑se a adoção do procedimento de contratação direta, garantindo legalidade, transparência e efetividade na aplicação dos recursos públicos destinados à realização do Encontro CEX 2026.

A escolha do Hotel Hampton by Hilton pela Comissão Organizadora do Encontro de CEX 2026 fundamenta-se nos critérios de aptidão técnica, localização estratégica e, primordialmente, na vantajosidade econômica para a Administração Pública e para os servidores participantes, conforme detalhado abaixo:

a) Adequação da Infraestrutura e Logística Integrada: O Hotel Hampton demonstrou capacidade instalada para abrigar, de forma simultânea, o auditório principal 'Porto dos Ingleses B' (200 pessoas) e o secundário 'Porto dos Ingleses A', cuja utilização concomitante será necessária. Essa infraestrutura elimina a necessidade de deslocamentos externos. Além disso, a integração de hospedagem, alimentação e centro de convenções no mesmo complexo mitiga riscos de atrasos, reduz custos com logística de transporte e maximiza o tempo útil da capacitação.

b) Vantajosidade Econômica e Compatibilidade com Diárias: Diferente de outros orçamentos consultados (como o Monte Real em Águas de Lindóia com diárias em torno de R$ 506,00 quarto duplo, e o Colina Verde com diária em apartamento duplo no valor de R$ 420,00), a proposta negociada com o Hotel Hampton apresenta valores altamente competitivos:

• Apto. Duplo: R$ 346,80,00 por dia.

• Apto. Individual: R$ 285,60 por dia.

Tais valores são compatíveis com o teto das diárias recebidas pelos servidores do IFSP, garantindo que o custo de permanência não exceda o auxílio financeiro regulamentar, viabilizando a participação de servidores de diversos campi.

c) Custos de Infraestrutura e Equipamentos: A proposta comercial do fornecedor selecionado apresentou pacotes integrados para a utilização de 2 auditórios e sistemas de multimídia (sonorização e projeção de imagem). Em análise comparativa, esse modelo mostrou-se economicamente mais vantajoso, sobretudo diante da complexidade técnica exigida para a operação de duas salas simultâneas. Adicionalmente, a infraestrutura oferece suporte de internet de alta velocidade via fibra óptica e café da manhã em regime de cortesia no próprio local, condições essenciais para a operacionalização dos sistemas administrativos e otimização da logística dos participantes.

d) Localização Estratégica: O município de Caraguatatuba possui sólida infraestrutura e histórico reconhecido no setor de turismo de negócios e eventos. Sua localização geográfica estratégica oferece condições favoráveis de acessibilidade rodoviária para as comitivas oriundas dos diversos campi do Instituto Federal de São Paulo (IFSP) distribuídos pelo estado. Essa facilidade logística não apenas otimiza o tempo de deslocamento dos servidores, mas também atua como um fator indutor para maximizar a participação no evento.

Análise de Mercado (Comparativo)

Foram analisadas propostas de outras regiões (Águas de São Pedro e Águas de Lindóia), contudo, o Hotel Hampton localizado em Caraguatatuba foi o único a reunir, de forma equilibrada:

1. Preço de hospedagem abaixo da média de mercado para o padrão de serviço;

2. Disponibilidade de data específica (1 a 3 de setembro de 2026);

3. Infraestrutura de áudio e vídeo completa com suporte local.

Diante do exposto, a contratação do Hotel Hampton apresenta-se como a solução de melhor custo-benefício, atendendo plenamente aos requisitos técnicos do projeto básico e aos princípios da economicidade e eficiência administrativa.

Em observância aos princípios da economicidade, eficiência e racionalização das contratações públicas, a equipe de planejamento avaliou a viabilidade de aproveitamento de instrumentos contratuais vigentes no âmbito do Instituto Federal de São Paulo (IFSP). O objetivo foi identificar Atas de Registro de Preços ou contratos ativos com escopo similar ou equivalente que pudessem atender ao Encontro de Coordenadorias de Extensão do IFSP (CEx), programado para o período de 01 a 03 de setembro de 2026.

Durante a instrução processual, identificou-se a Ata de Registro de Preços decorrente do Pregão Eletrônico nº 90900/2024, que subsidia o Contrato nº 39154/2025, cujo objeto é a contratação de empresa especializada na organização de eventos, incluindo infraestrutura, alimentação e suporte técnico. Todavia, a adesão ao referido instrumento ou a contratos correlatos revelou-se contraproducente ao interesse da Administração e à vantajosidade econômica, em razão dos seguintes fatores:

• Inviabilidade de Negociação Direta e Limitações de Diárias: A modelagem do Encontro CEx pressupõe que os custos de hospedagem sejam suportados individualmente pelos servidores por meio do recebimento de diárias regulamentares. A intermediação de uma empresa organizadora (agenciamento) inviabilizaria a obtenção de condições comerciais diretas com o estabelecimento hoteleiro. No local pré-selecionado (Hotel Hampton), obteve-se tarifas de R$ 346,80 (apartamento duplo) e R$ 285,60 (apartamento individual), com café da manhã incluso, valores alinhados aos tetos regulamentares normativos. A inserção de um terceiro operador adicionaria taxas de administração e custos operacionais, elevando o preço final e inviabilizando o custeio via diárias institucionais.
• Unicidade da Infraestrutura Logística: O formato do evento exige que os auditórios, as salas de apoio e os sistemas de áudio e vídeo estejam integrados fisicamente à unidade hoteleira para assegurar a eficiência logística. Os itens previstos em atas gerais de eventos frequentemente contemplam a locação de mobiliário e equipamentos de forma isolada. Essa fragmentação geraria custos adicionais de frete, montagem, desmontagem e diárias de técnicos externos significativamente superiores ao pacote integrado oferecido diretamente pelo estabelecimento hoteleiro, cotado em R$ 8.262,00 para as salas e R$ 2.448,00 para os sistemas de multimídia para todo o período.
• Especificidade da Demanda e Mitigação de Riscos Executórios: A contratação direta por dispensa de licitação, fundamentada no art. 75, inciso II, da Lei nº 14.133/2021, faculta à Administração a escolha de localidade que melhor atenda à convergência geográfica dos campi. Adicionalmente, garante que os serviços de suporte (serviço de café, fornecimento de água e apoio técnico) sejam prestados pela própria equipe do hotel, mitigando riscos de falhas operacionais e de comunicação decorrentes da execução por empresas distintas no mesmo espaço físico.

Diante do exposto, conclui-se que, apesar da existência de ata de registros de preços para serviços gerais de eventos, as especificidades do Encontro CEx — que vinculam a viabilidade do evento à manutenção de tarifas hoteleiras compatíveis com as diárias dos servidores — tornam a contratação direta da infraestrutura hoteleira a única alternativa técnica e economicamente viável para assegurar a consecução do interesse público, sem onerar o erário ou inviabilizar a participação do corpo técnico.

Considerando a natureza do objeto a ser contratado — que consiste na disponibilização temporária de infraestrutura hoteleira e na prestação de serviços de apoio correlatos (sonorização, projeção e fornecimento de água e café), constata-se a inaplicabilidade da exigência de prazo de garantia pós-execução, uma vez que os efeitos da contratação exaurem-se no próprio período do evento.

Adicionalmente, verifica-se a falta de necessidade de estipulação de croograma para execução posterior, visto que o adimplemento da obrigação ocorrerá de forma imediata, concentrada e integral durante a realização do encontro, compreendido entre os dias 01 e 03 de setembro de 2026.

No tocante à garantia de execução contratual (fiança bancária, seguro-garantia ou caução), entende-se por sua dispensa, fundamentada nos princípios da razoabilidade e da proporcionalidade. Visto que o adimplemento financeiro por parte da Administração dar-se-á exclusivamente sob o regime de liquidação e pagamento pós-facto, ou seja, mediante a efetiva prestação dos serviços e o devido atesto em nota fiscal pelo fiscal do contrato, restam mitigados eventuais riscos de prejuízo ao erário.

Assim, conclui-se que a sistemática de pagamento vinculada à contraprestação imediata cumpre de forma satisfatória as salvaguardas patrimoniais do interesse público, tornando desnecessária e economicamente onerosa a exigência de garantias adicionais para o presente certame.

A prestação do serviço ocorrerá nas dependências do Hotel Hampton, localizado na Avenida Jose Herculano, 1086 - Bloco J - Pontal de Santa Marina, Caraguatatuba, 11672-901.

O local foi selecionado por atender aos requisitos técnicos e estruturais necessários à realização do Encontro de CEx do IFSP, dispondo de auditórios adequados, estrutura de apoio, hospedagem e alimentação no mesmo espaço, o que favorece a logística e a otimização das atividades.

A execução dos serviços será realizada durante o período de 01 a 03 de setembro de 2026, período previsto para a realização do evento.

A prestação dos serviços está prevista para ter início no dia 01 de setembro de 2026, data que marca o início do Encontro de CEx do Instituto Federal de São Paulo (IFSP), conforme programação estabelecida.

Os serviços contratados deverão estar integralmente disponíveis a partir do início do evento, abrangendo a preparação dos auditórios, a disponibilização de recursos de apoio (equipamentos, água mineral, sistema de som etc.) e o fornecimento dos coffee breaks conforme especificado.

Declaro que o(s) servidore(s) indicado(s), foi(ram) comunicado(s) e está(ão) ciente(s) de suas atribuições.

São Paulo, 27 de agosto de 2026. 

Este documento deve ser assinado por toda a equipe de planejamento e aprovado pela autoridade competente da área requisitante

Documento assinado eletronicamente.